Een afspraak plannen  app is een web applicatie welke gebruikt word om een gemeenschappelijke tijd te vinden voor een afspraak tussen een groep mensen. Afspraak planners worden gebruikt in situaties waar niet alle aanwezigen toegang hebben tot dezelfde agenda server waardoor hun beschikbaarheid niet bekend is bij de afspraak planner. Wanneer men een afspraak planner wil selecteren dan zijn er vele alternatieven en is het moeilijk om te bepalen welke tool nu het beste is. Afspraak planners verschillen in vele factoren maar er is een groot verschil waar iedereen die moet kiezen voor een planner van op de hoogte moet zijn.
Is de afspraak planner gebasseerd op beschikbaarheid of is het een poll-based applicatie?
Poll-based afspraak planners zijn de norm. Deze planners bestaan al langer dan 10 jaar en het zijn eigenlijk survey applicaties die zijn aangepast om op tijden te selecteren. De meest bekende in Nederland is Datumprikker. Deze tool biedt een reguliere survey applicatie die je toestaat om een poll op te zetten voor beschikbare tijden. Hoe werkt het? Je moet alternatieven aandragen, waarbij ieder alternatief een verschillende meeting time is. Zodra je meeting time alternatieven zijn vastgelegd dan vraag je de genodigden om te reageren op de poll en aan te geven welke tijden goed zijn en welke niet. Het voordeel van deze methode is dat het makkelijk is om te optimaliseren voor de distributeur maar het heeft geen extra voordelen voor de gebruiker wanneer je het vergelijkt met een availability-based afspraak planner.
Availability-based afspraak planner zijn vrij nieuw en er zijn er nog niet zoveel. De meest populaire is die van ScheduleOnce. Met een availability-based afspraak planner heb je geen poll, er is alleen een aanbod van beschikbaarheid. De afspraak planner geeft de mogelijkheden voor de afspraak en alle genodigden wordt verzocht om hun beschikbaarheid aan te geven. Zodra de beschikbaarheid van iedereen bekend is dan kan het systeem automatisch de beste tijden selecteren. Het voordeel van deze aanpak is dat het selecteren van geschikte tijden efficienter, simpeler en sneller is. Deze voordelen maken deze applicatie relevant voor professionele business omgevingen en maken het met name populair onder mensen die electronische agenda’s gebruiken.
Over ScheduleOnce:
ScheduleOnce is een online boekingsysteem waarmee het gemakkelijk is om afspraken te plannen met mensen uit je zakelijke en sociale leven. ScheduleOnce is géén kalender. Het is een online boekingstoepassing welke verbinding maakt met je bestaande kalender en welke het plannen van afspraken meer efficient maakt. ScheduleOnce is nauw geïntegreerd met Google Calendar en kan ook verbinding maken met Outlook en iCal.
Bron: EMEA Persberichten Publicatie Platform
